Persondatapolitik

Billund Cykelmotions dataansvar
Privatlivspolitik for idrætsforeninger – January 2024

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Billund Cykelmotion er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontakt information:

Billund Cykelmotion
Adresse: Kærhusvej 4
7190 Billund
CVR: 39654849
Website: www.bicm.dk

Kontakt person:

Steffen Niklas Rehn
Telefonnr.: 23319516
Mail: webmaster@bicm.dk

Behandling af personoplysninger

• Medlemsoplysninger:
  • Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, hjemkommune.
  • Samtykker, Tidligere deltagelse i Billund Cykelmotion‘s aktiviteter samt konkurrencer.
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse.

• Oplysninger om ledere og trænere:

• • Almindelige personoplysninger:
    Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
    
  • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til for-eningen og bankkontonummer.
  • Foto.
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer, Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.

• Kurser/uddannelse/personlige udviklingsplaner
  • Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder lieg som Idrættens hovedorganisationer (DGI, DIF), f.eks. oplysninger om konkurrence deltagelse, karantæner og kursus- og stævnedeltagelse.

Vi behandler dine personoplysninger kun til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
• Behandling efter lovkrav.
• Behandling med samtykke.

Formålene:

• Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt (tøj eksempelvis).
  • Administration af din relation til os.

• Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
  • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen.
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
  • Opfyldelse af lovkrav.
  • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende.
  • Administration af din relation til os.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser. I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet, herunder indkøb af konkurrence licens samt tilmel-ding til konkurrencer.
  

Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer. 
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems-plysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er be-krevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Der sker videregivelse af visse dele af dine almindelige personlige oplysninger til Billund Kommune i forbindelse med ansøgning af tilskud eksempelvis samt opfyldelse af folkeoplysningsloven.

Der kan ske en udveksling af dine personlige oplysning mellem administrations systemet og trænere på dit hold i det omfang det er nødvendigt af hensyn til gennemførsel af idræts aktiviteten.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner.

Medlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt.

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over-ensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.
• Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
• Retten til indsigt i egne personoplysninger.
• Retten til berigtigelse.
• Retten til sletning.
• Retten til begrænsning af behandling.
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
• Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatil-synet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.